Hlusta ehf. (hér eftir „Hlusta“) kappkostar að tryggja vernd persónuupplýsinga og að vinnsla þeirra sé í samræmi við gildandi lög og reglur. Persónuverndarstefna þessi tekur til vinnslu persónuupplýsinga um viðskiptavini sem nýta sér þjónustu Hlusta (notendur), umsækjendur um störf og starfsmenn. Tilgangurinn með henni er að upplýsa hvernig Hlusta safnar og meðhöndlar persónuupplýsingar í starfsemi sinni. Persónuverndarstefna þessi byggir á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.
Hlusta veitir hljóðbækur og rafbækur til notenda vefsíðunnar https://hlusta.is Bækurnar eru boðnað sem streymi á Hlusta.is.
Persónuupplýsingar eru sérhverjar upplýsingar um persónugreindan eða persónu-greinanlegan einstakling. Einstaklingur telst persónugreinanlegur ef unnt er að persónugreina hann, beint eða óbeint, svo sem með tilvísun í auðkenni eins og nafn, kennitölu, staðsetningargögn, netauðkenni eða einn eða fleiri þætti sem einkenna hann í líkamlegu, lífeðlisfræðilegu, erfðafræðilegu, andlegu, efnalegu, menningarlegu eða félagslegu tilliti. Vinnsla persónuupplýsinga vísar til aðgerðar eða röð aðgerða þar sem persónuupplýsingar eru unnar, hvort sem vinnslan er sjálfvirk eða ekki.
Hlusta fær persónuupplýsingar um notanda sem hefur óskað eftir aðgangi að þjónustu Hlusta. Aðeins er miðlað þeim persónuupplýsingum til Hlusta sem eru nauðsynlegar til að ná fram þeim markmiðum sem stefnt er að með vinnslunni, s.s. að tryggja notendum þjónustu. Persónuupplýsingar um notendur sem er miðlað til Hlusta, eru eftirfarandi:
Við veitingu þjónustunnar kunna að safnast persónuupplýsingar, m.a. viðkvæmar persónuupplýsingar, allt eftir því hvaða upplýsingar viðkomandi skrár hafa að geyma sem notendur óska eftir að fá yfirfært á ritað mál, gögnin eru eingöngu aðgengileg þeim notanda sem setur þau inn. Hlusta vinnur framangreindar persónuupplýsingar sem vinnsluaðili fyrir hönd viðkomandi notenda. Af því leiðir að notandi ber ábyrgð á því að vinnsla persónuupplýsinga af umræddum toga sé heimil samkvæmt gildandi lögum.
Persónuupplýsingar berast frá viðkomandi notendum og staðfestast með tölvupósti.
Hlusta vinnur með persónuupplýsingarnar í þeim tilgangi að veita viðskiptavinum sínum viðeigandi þjónustu, meðal annars:
Hlusta varðveitir persónuupplýsingar á öruggan hátt og í samræmi við gildandi lög og reglur. Gerðar hafa verið tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að verja persónuupplýsingar notenda gegn t.d. eyðingu og óheimilum aðgangi. Hlusta varðveitir persónuupplýsingar um notendur aldrei utan EES-svæðisins.
Hlusta varðveitir persónuupplýsingar um notendur á meðan notandi nýtir sér þjónustuna. Hlusta kann hins vegar að varðveita nauðsynlegar upplýsingar, s.s. þau gögn er teljast til bókhaldsgagna í samræmi við ákvæði laga um bókhald.
Hlusta miðlar ekki persónuupplýsingum um notendur þjónustunnar til þriðju aðila nema að hafa til þess heimild á grundvelli persónuverndarlaga, s.s. með ótvíræðu samþykki viðkomandi eða ef lagaskylda stendur til þess.
Að sama skapi miðlar Hlusta ekki persónuupplýsingum til þriðju aðila sem staðsettir eru utan EES-svæðisins nema að hafa til þess heimild á grundvelli persónuverndarlaga.
Hlusta safnar aðeins þeim persónuupplýsingum frá umsækjendum sem nauðsynlegar eru til að hægt sé að leggja mat á hæfni viðkomandi auk samskiptaupplýsinga. Persónuupplýsingarnar sem safnað er frá umsækjendum um störf geta t.d. verið:
Upplýsingarnar koma alla jafna beint frá umsækjendum þegar þeir senda umsókn ásamt fylgigögnum til Hlusta. Umsóknir geta borist með tölvupósti eða á pappírsformi. Í sumum tilfellum koma persónuupplýsingar frá þriðja aðila, t.d. frá umsagnaraðilum á borð við fyrri vinnuveitendur. Eftir atvikum nýtur Hlusta aðstoðar ráðningarskrifstofu í ráðningarferli. Í slíkum tilfellum kunna umsóknargögn að berast frá viðkomandi ráðningarskrifstofu.
Hlusta notar persónuupplýsingar um umsækjendur starfa í ráðningarferlinu meðal annars í eftirfarandi tilgangi:
Vinnsla Hlusta samkvæmt framangreindu byggist á lögmætum hagsmunum og í því skyni að koma eftir atvikum á samningssambandi við viðkomandi aðila, enda fari vinnsla persónuupplýsinga um þá ekki fram í öðrum tilgangi en að meta hæfni þeirra til að gegna starfi hjá Hlusta.
Í einhverjum tilvikum kann vinnsla að byggja á upplýstu samþykki viðkomandi aðila, svo sem ef um er að ræða viðkvæmar persónuupplýsingar í skilningi 11. gr. laga nr. 90/2018. Þá skal þess gætt að beiðni um samþykki sé sett fram á skiljanlegu og aðgengilegu formi. Viðkomandi hefur rétt til þess að draga samþykki sitt til baka hvenær sem er.
Hlusta varðveitir persónuupplýsingarnar á öruggan hátt og í samræmi við gildandi lög og reglur. Gerðar hafa verið tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að verja persónuupplýsingarnar gegn t.d. eyðingu og óheimilum aðgangi. Hlusta varðveitir persónuupplýsingar um umsækjendur aldrei utan EES-svæðisins.
Starfsumsóknir eru varðveittar í tölvukerfum Hlusta á meðan á ráðningarferlinu stendur. Umsóknargögn þeirra sem ekki hljóta starf eru varðveitt í 6-12 mánuði frá því ráðningarferli lýkur. Ef af ráðningu verður varðveitir Hlusta umsóknargögn viðkomandi umsækjanda í samræmi við persónuverndarstefnu Hlusta fyrir starfmenn.
Hlusta kann að notast við ráðningarskrifstofu í ráðningarferli og getur umsóknargögnum í slíkum tilvikum verið miðlað til viðkomandi ráðningarskrifstofu.
Í öðrum tilvikum miðlar Hlusta ekki persónuupplýsingum um umsækjendur til þriðju aðila nema að hafa til þess heimild á grundvelli persónuverndarlaga, s.s. með ótvíræðu samþykki viðkomandi eða ef lagaskylda stendur til þess.
Að sama skapi miðlar Hlusta ekki persónuupplýsingum til þriðju aðila sem staðsettir eru utan EES-svæðisins nema að hafa til þess heimild á grundvelli persónuverndarlaga.
Persónuupplýsingarnar sem Hlusta safnar um starfsmenn geta t.d. verið:
Oftast er persónuupplýsingunum safnað beint frá starfsmönnum Hlusta, s.s. við gerð ráðningarsamnings, við upphaf starfs, eða þegar þeir skrá vinnustundir og forföll. Í sumum tilfellum fær Hlusta upplýsingar frá þriðja aðila, t.d. frá umsagnaraðilum á borð við fyrri vinnuveitendur.
Hlusta vinnur með persónuupplýsingar um starfsmenn að meginstefnu til að fullnægja skyldum sínum samkvæmt ráðningarsamningi, s.s. við greiðslu launa og til að inna af hendi greiðslur til lífeyrissjóða og skattyfirvalda. Einnig eru skráðar upplýsingar til að halda utan um viðveru starfsmanna og forföll þeirra. Þá kunna upplýsingar um starfsmenn að vera nýttar í því skyni að meta frammistöðu þeirra og hæfni í starfi.
Hlusta varðveitir persónuupplýsingar um starfsmenn á öruggan hátt og í samræmi við gildandi lög og reglur. Gerðar hafa verið tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að verja persónuupplýsingar gegn t.d. eyðingu og óheimilum aðgangi. Hlusta varðveitir persónuupplýsingar aldrei utan EES-svæðisins. Hlusta varðveitir persónuupplýsingar um starfsmenn á meðan ráðningarsamningur milli aðila er í gildi og í fimm ár frá því að starfsmaður lætur af störfum hjá Hlusta, nema lög heimili annað. Bókhaldsgögn eru varðveitt í samræmi við lög um bókhald nr. 145/1994, en samkvæmt þeim ber að varðveita bókhaldsgögn í sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsárs.
Hlusta miðlar ekki persónuupplýsingum um starfsmenn til þriðju aðila nema að fengnu ótvíræðu samþykki þeirra eða til þess að uppfylla skyldur samkvæmt ráðningarsamningi. Að sama skapi miðlar Hlusta ekki persónuupplýsingum til þriðju aðila sem staðsettir eru utan EES-svæðisins nema að hafa til þess heimild á grundvelli persónuverndarlaga.
Þeir einstaklingar sem Hlusta vinnur persónuupplýsingar um eiga rétt á að fá upplýsingar og aðgang að persónuupplýsingum um þá sjálfa sem Hlusta hefur með höndum. Þeir eiga hvenær sem er rétt á að afturkalla samþykki sitt fyrir vinnslu persónuupplýsinga sem byggð er á samþykki. Þeir eiga einnig rétt á að óska eftir að láta leiðrétta, eyða eða takmarka vinnslu persónuupplýsinga um sig eða andmæla slíkri vinnslu. Í ákveðnum tilvikum geta þeir einnig átt rétt á flutningi persónuupplýsinga sem þeir hafa látið Hlusta í té til annars ábyrgðaraðila. Framangreindum réttindum kunna þó að vera sett takmörk í gildandi lögum og reglum.
Sé óskað nánari upplýsingar um framangreint, s.s. hvernig skuli nýta framangreind réttindi skal hafa samband við hlusta@hlusta.is.
Einnig er hægt að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd (www.personuvernd.is, postur@personuvernd.is) ef talið er að Hlusta hafi ekki virt réttindi einstaklinga við meðferð á persónuupplýsingum þeirra.
Hlusta áskilur sér rétt til að breyta persónuverndarstefnu þessari eftir því sem þurfa þykir. Nýjasta útgáfa persónuverndarstefnunnar er birt á vefsíðu Hlusta hverju sinni. Persónuverndarstefna þessi er sett 20.11.2023